業務改革 / 業務設計・稼働支援

今や私たちの日々の仕事において、システムは切り離せないものになりました。
特に業務効率化や業務改善のプロジェクトでは規模の差はあっても必ずと言っていいほどシステムの導入が検討されているのではないでしょうか。
逆に言えば、システム導入をきっかけにして業務改善に取り組むケースも多いように思います。
当社にもお客様よりシステム導入の事前準備としての業務改善コンサルティングの依頼が多く参ります。こうしたお客様が口を揃えておっしゃるのが「ベンダーによる業務コンサルティングではシステムの制約が発生する。よって業務改善のフェーズはシステムに紐づかないコンサルティング会社にお願いしたい」ということです。

実際に私たちがコンサルティングを開始してみると現行業務が属人化していてシステム化が困難であったり、社内の業務分掌が明確になっておらず責任を持ってシステム要件を決めるユーザーが不在だったりと、システム導入の前に組織として解決すべき課題が山積みであるケースが多いのが事実です。こうした事態が明らかになった場合、私たちはお客様に無理なシステム導入はおすすめしません。まずは業務そのものの課題を解決し、システム化を想定した新業務およびその新業務を遂行する体制をきちんと定義し、新体制および新業務を導入する計画を立てることが重要であり、それらを実行するプランをご提案しています。
もちろん、システムの導入時期を変更することができない場合もありますので、その後のプランはお客様に現状をきちんと認識していただいた上でご相談させていただきます。

業務改革を行う上では、経営の視点、現場の視点、システムの視点など、どれか１つに限定し策定したプランでは包括的な解決にはつながりません。現場担当者の視線だけでは各人の担当業務単位での改革にとどまり、業務全体ひいては会社全体の改革にはつながりません。経営者が全体を見通した上で目標を設定し、最後までプロジェクトを遂行する覚悟をすることがプロジェクト立上の第一歩です。一方、業務改革の主役は現場担当者であり、現場担当者の理解と熱意が無くては業務改革プロジェクトは進捗せず、私たちコンサルタントが強引に推進しても結局は「絵に描いた餅」になってしまいます。業務改革プロジェクトにおいては、現場担当者の「この業務なら実行できる」という納得感とコミットメントを引き出すことが重要になります。

ビジネステクノクラフツの業務改革プロジェクトでは、事前に経営者とプロジェクトの目標を合意し、その目標をプロジェクトメンバーである現場担当者と共有し、現場担当者に当事者意識を持ってもらうことから始まります。

業務改革プロジェクトで定義した新規業務は、いわゆる机上の空論になりがちであり、実運用に耐えるレベルに引き上げるためには、現場に則した業務設計および立上計画の策定が欠かせません。ここでは如何に現場担当者様にイニシアチブを取っていただくかがプロジェクトの成否を決めます。

業務設計・立ち上げの主役は現場担当者様
まずは策定した新規業務と、現行業務の違いを正しく認識していただき、「自分だったら新規業務をどの様に実施するか」のイメージを明確に持っていただきます。そして当社のコンサルタントがお客様のイメージを文書に落とし込むご支援をします。この作業においてもBPECの方法論およびツールが有効です。特にBPECツールはお客様と打ち合わせをしながら業務定義図や業務フローを目の前で作成・修正していけるので、ドキュメントをその場で確認しながら検討を進めることができ、打ち合わせ後の資料レビューの手間を省くことができますし、担当者様に新業務を具体的にイメージしていただくことが可能になります。こうした検討の過程を経ることで担当者様の当事者意識を高め、新業務への移行がスムーズに行えるようになります。

また、新業務の立上計画についても、この段階で必要な段取りや、説明が必要な関係者をヒアリングしていきます。新業務設計と立上計画の検討を同時に進めることで、より実効性のある立上計画を策定することができます。